La prevención permanente del fraude o el error es menos costosa que los perjuicios, conflictos o judicializaciones que su ausencia suele producir.
Tanto la empresa privada como las entidades públicas recurren a procesos de licitación para la adquisición de suministros o servicios (“Procurement”). Usualmente “procurement” es un término más recurrente en la descripción de los fraudes asociados a la empresa como oferente en licitaciones estatales.
Menos tratado, en cambio, es su aplicación en el sector privado, aun cuando se trata de un área de importantes mermas y conflictos, tanto por fraude interno como por mal diseño del sistema. Los principales focos de atención aquí son:
.- Evitar la colusión entre los empleados a cargo de las licitaciones y sus proveedores de productos o servicios;
.- Evitar los conflictos que surgen en la fase de ejecución del contrato, por diferencias en la cantidad, especificaciones u oportunidad de los productos y servicios provistos por la empresa, y aquéllos entregados por los proveedores;
.- Prevenir la contingencia de que, sin mejor control, la mayoría de estas asimetrías -sean por fraude o error- suelen ser detectadas bastante adentro de la fase de ejecución;
.- Asegurar, en fin, que el proceso de licitación esté cumpliendo su función más elemental: proveer a la empresa de los productos y servicios más competitivos del mercado en términos de calidad-precio.
Para ello, los factores clave son:
Adecuada estructura corporativa de licitaciones. Aquí juega un papel crucial la segregación de funciones(organigrama de la empresa en el proceso de compras): paradigmáticamente, quienes deciden sobre las necesidades de compra, no pueden ser los mismos encargados de proveerlas; ni éstos los mismos a cargo de su monitoreo
*Adecuada atención al dimensionamiento de las necesidades organizacionales*: la empresa debe contar en todo momento con una clara comprensión de qué está comprando; cuánto cuesta; dónde, cuándo y cómo debe entregarse, y por qué fue escogido cada proveedor.
Especialmente tratándose de licitaciones cuya ejecución es extendida en el tiempo e implica múltiples actos o entregas; ello da lugar a muchos esquemas de colusión fraudulenta también en esta fase; pero, también, a conflictos no fraudulentos, que se deben simplemente al relajo de la estructura licitación. Cual sea el caso, es igualmente necesaria una estructura de monitoreo permanente del diseño, adjudicación y ejecución de las licitaciones, incluyendo por ejemplo: que las licitaciones no sean fragmentadas en varias pequeñas a fin de no superar los montos que exigirían controles adicionales; auditorías sorpresa sobre el cumplimiento riguroso de las especificaciones de la licitación; o la revisión periódica, cláusula por cláusula, de los términos contractuales y especificaciones.
Una vez asignada la licitación, las empresas tienden a relajar los controles, abriendo espacios para que los proveedores, en colusión o no con empleados internos, vayan modificando en pequeñas medidas las especificaciones técnicas de los productos o servicios.
En todo este escenario y sin lugar a dudas, la prevención permanente del fraude o el error es menos costosa que los perjuicios, conflictos o judicializaciones que su ausencia suele producir, y aunque algunas de estas prácticas puedan parecer costosas, preocuparse de una estructura robusta de licitación es, sin duda, costo-efectivo.